Bons hábitos são atitudes fundamentais para uma paróquia acolhedora

Antigamente, a secretário atendia a um pároco e hoje ela ou ele é assistente da instituição. Antes, as tarefas compreendiam recepção e envio de documentos, atendimento telefônico, de visitas, manutenção de arquivo e agenda, marcação de missas, casamentos, reuniões, provisão de material de escritório, entre outros. Hoje, as tarefas de um secretário compreendem gerenciamento e operação de sistemas de informação, gerenciamento de serviços, atendimento ao público, objetivando oferecer maior qualidade dos produtos ou serviços da instituição, conhecimentos administrativos, financeiros, contábeis, e outros.

Conheça o CONASPAR – Congresso Nacional de Secretários Paroquiais

Uma rotina eficiente abrange dois elementos principais: bons hábitos e a capacidade de fazer planos. A capacidade de fazer planos requer pensamento claro. Planejar uma rotina exige apenas cuidadosa deliberação, mas quebrar uma rotina e substituí-la por uma nova, em curto prazo, requer empenho e raciocínio rápido.

Uma rotina eficaz se baseia em grande parte no bom senso, mas com isso não se quer dizer que não existem princípios gerais de operação comum e que a técnica não seja importante. As questões de rotina de escritório tanto gerais como especiais se torna um hábito e a mente fica livre para outras considerações. Existem regras comprovadamente eficazes que podem ser utilizadas, embora o método varie de paróquia para paróquia. Tudo o que se faz na paróquia deve ter a sua razão de ser e tudo deve ser feito de forma organizada, com criatividade e iniciativa.

Em épocas de dificuldades, de crise, temos que reassumir a nossa paróquia com toda a vitalidade, força e otimismo procurando sempre dar a todos que chegam à secretaria um bom atendimento. E um bom atendimento é principalmente questão de boa vontade. A recepção de pessoas envolve uma boa comunicação.

Leia também:
Super dicas para a secretaria se tornar um local agradável para todos os fiéis
CONASPAR e você: um encontro de capacitação e partilha

10 recomendações técnicas de comunicação

  1. Tenha sempre um sorriso, uma atitude cortês, dedicada e prestativa;
  2. Cumprimente cada pessoa de tal modo que ela se sinta alguém muito especial;
  3. Procure saber tudo sobre o visitante, transmitindo ao pároco antes que ele o receba (nome, assunto, etc);
  4. Faça com que a “visita” sinta-se a vontade, tranquila, em um ambiente agradável. Um café, uma revista, são sempre bem recebidos. Pela recepção que lhe for dada, o visitante terá uma imagem da paróquia;
  5. Não deixe a visita “perdida” na frente do pároco. Apresente-os cordialmente;
  6. Não permita que o visitante aproveite os minutos de espera para conseguir “arrancar” informações suas sobre o pároco ou sua paróquia (assuntos que sejam sigilosos);
  7. Tenha a máxima atenção ao marcar entrevistas. Procure distribuí-las por toda a semana. Isso permite que o pároco tenha tempo e disposição para receber as pessoas com tranquilidade;
  8. Procure não marcar nada nas últimas horas do dia. O pároco estará cansado e dificilmente conseguirá um resultado proveitoso.
  9. Procure mostrar a todos que o pároco é uma pessoa bastante receptiva, sempre disposta a receber todos que o procuram. Porém como é muito ocupado, vê-se obrigado a solicitar a colaboração de seus assessores no recebimento e atendimento das pessoas que o procuram. Com isto, você projetará uma imagem muito simpática do pároco e o livrará das pessoas inoportunas;
  10. Verifique sempre se o assunto a ser tratado é realmente da área de atuação do pároco. Evitará assim que cheguem até ele os “vendedores diversos” que somente tomarão seu tempo, trazendo aborrecimentos.

O secretário eficiente sabe que não lhe compete arbitrariamente afastar pessoas, visitantes do pároco. Se um visitante não tiver hora marcada, é dever do secretário inteirar-se da natureza do assunto, coisa que deverá fazer com polidez e cortesia. Ela deverá fazer o que puder para abrandar o desapontamento do visitante caso não possa ser atendido pelo pároco.

Prof. Luiz Rogério Nogueira é Conferencista, Autor dos livros “Administração Paroquial”, “Secretaria Paroquial”, “Gestão Administrativa e Financeira Eclesiástica” e “Acolher para Evangelizar”, publicados pela Editora Vozes.

Fonte: Revista Paróquias, ed. 29. Para ler mais matérias sobre Secretaria Paroquial, assine já: (12) 3311-0665, (12) 99660-1989 ou [email protected]

Faça um comentário