Na secretaria da paróquia é fundamental manter em ordem o arquivamento e a qualidade do trabalho

Nem tudo é informática. O escritório sem papel é ainda uma utopia. Portanto, seja craque no assunto “Arquivamento”, tanto para a execução do trabalho quanto para a orientação de sua eventual assessora/equipe. Comecemos por alguns itens que podem aumentar sua produtividade e a qualidade do trabalho:

1) PADRONIZAÇÃO
Este é um item vital para garantir produtividade e qualidade. Separe cada assunto por cores. Pastas e etiquetas iguais para os mesmos temas. Garanta que haja títulos claros e procure manter um padrão inclusive nos tipos de letras usadas. Rotule pastas, gavetas e armários com etiquetas de boa qualidade.

2) PLANEJAMENTO
Separe toda a papelada e documentação previamente. Se for necessário um tempo antes do arquivamento. Deixe tudo separado por clipes com indicações claras do local destinado para arquivo.

3) REGULARIDADE
Não deixe acumular a papelada. Mantenha um sistema de arquivo diário e você, seus colaboradores e colegas vão se sentir melhor. O acúmulo de papéis sem arquivo aumenta o risco de perdas e conturba o ambiente.

4) PASTAS
Dê preferência às pastas em forma de caixa. É mais fácil identificar e posicionar. Faça uso também das pastas suspensas. Aplique subtítulos, dividindo em sessões, por assunto.

5) TAMANHOS
Evite sobrecarregar pastas de forma que elas mal possam ser arquivadas. Procure manter pastas de até 3 cm de espessura na quantidade de papéis.

6) ATUALIZAÇÃO
Descubra o seu sistema de atualização, de tal forma que você possa periodicamente fazer uma “limpeza” e não sobrecarregar o arquivo. Veja se há papéis cujo conteúdo esteja no computador e, portanto, dependendo do caso, ele é desnecessário.

Dalton Barbosa Quadros é administrador de empresas, pós-graduado em Sistemas de Informação para Gestão de Negócios e Análise de Sistemas.

 

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