O que devo fazer? Siga as orientações para melhor gerenciar sua paróquia

A Revista Paróquias sempre recebe perguntas sobre o desempenho, o funcionamento e o cuidado que se deve ter no trabalho executado na secretaria paroquial, local onde os paroquianos e fiéis diariamente procuram para tirar suas dúvidas, solicitar serviços, como também serem bem acolhidos.

E com muita atenção, procuramos responder aos diversos questionamentos, que para a equipe de redação é motivo de satisfação em oferecer o melhor. Desse modo, sugerimos ao articulista Aristides Luís Madureira, diretor a Editora A Partilha e estará no Conaspar 2018 em Aparecida, para ajudar a responder aos nossos leitores.

Nesse sentido, com atenção e zelo pelo trabalho exercido nas inúmeras paróquias por onde passa, para ministrar seus cursos e palestras sobre o secretariado paroquial e administração, Aristides responde cada uma das perguntas enviadas à redação e, assim, seguem as dicas e as orientações para tirar suas dúvidas, que também podem ser as mesmas de muitos párocos.

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Paróquia Bom Jesus
Belo Horizonte/MG

Tenho duas ou três secretárias, elas devem saber tudo ou determino funções especificas para cada uma delas, visando um melhor acolhimento?

Aristides

Caríssimo sacerdote, em caso de haver em sua paróquia duas ou mais secretárias, aconselho que uma dentre elas seja a responsável pela secretaria. Esse profissional é quem responde diretamente ao sacerdote, por conseguinte deve ter domínio sobre todas as atividades deste setor. Neste caso, cabe inclusive uma diferenciação salarial. As demais deverão executar tarefas específicas, de modo a facilitar o fluxo operacional. Contudo, em virtude de ocorrências como: falta, férias, licença ou outras, é importante que todas recebam formação sobre o departamento.

Para isso, toda secretaria deve ter uma metodologia de trabalho e procedimentos pré-fixados: arquivos; emissões de documentos e seus prazos; forma de solicitar documentos para a vida sacramental, atendimento, o que pode e não pode ser feito pelos profissionais ou no ambiente da secretaria, etc. O responsável geral continua sendo o sacerdote, a proposta acima enseja apenas facilitar o fluxo de informação e o andamento das atividades secretariais.

Paróquia São Francisco
Aracaju/SE

Como trabalhar o acolhimento nas comunidades onde não existe o atendimento de secretários, pois a maioria das paróquias é constituída de várias comunidades? Considero o custo de manter um funcionário?

Aristides

Boa pergunta caro pároco! O ideal é que cada comunidade tenha condições de manter seu próprio colaborador. Contudo, sabendo das inúmeras dificuldades enfrentadas por algumas comunidades sugiro a contratação de um profissional móvel. Esse, de modo programado poderá atender às diversas comunidades ao longo do mês.

Para o sucesso dessa proposta, torna-se indispensável que a secretaria paroquial (matriz) tenha uma metodologia bem implantada de trabalho, bem como procedimentos pré-estabelecidos, mantendo assim a unidade e a harmonia entre as secretarias.

Paróquia São Pedro e São Paulo
Curitiba/PR

É possível enumerar as funções de um secretário ou secretária paroquial?
Quando definir funções? Também é preciso definir salários, competência profissional e humana?

Aristides

Sim, é possível listar funções. As atividades do secretariado podem ser distribuídas da seguinte maneira:

Por setores:

  • Administrativo: contabilidade, jurídico, RH e financeiro.
  • Sacramental: atendimento, agenda, processos e documentos.
  • Pastoral: atendimento, operacional e agenda.
  • Agenda: paroquial e sacerdotal.
  • Atividades complementares: arquivo, fluxo de caixa, serviços externos (bancos – compras – reuniões), CPD (Centro de Processamento de Dados) – digitação de cartas, projetos, e-mails, memorandos, etc.

A competência de um profissional é notada quando as atividades desempenhadas se adéquam às suas habilidades e aptidões, seus carismas e talentos. É arte do empregador saber distribuir tarefas e atividades segundo esses critérios.

Com relação à remuneração, vale o que foi combinado no ato da contratação. Quando a paróquia tem mais de um secretário ou secretária, sugiro que o profissional responsável pelo departamento, perceba uma remuneração maior.

Fonte: Revista Paróquias, ed. 17. Para ler mais matérias sobre Secretaria Paroquial, assine já: (12) 3311-0665,  (12) 99660-1989 ou [email protected]

Aristides Luis Madureira
Diretor da Editora A Partilha, Graduado em Comunicação e em Tecnologia em Processos Gerenciais, Missionário Leigo há mais de 20 anos implantando a Pastoral do Dízimo no Brasil. Autor de várias obras, entre elas; “Pastoral da Partilha e Manutenção”, “Partilhando a Vida em Família”, “O Poder da Comunicação no Secretariado Paroquial”, “Resgatando a alegria de servir”, publicados pela Editora A Partilha.

 

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