Oferecer uma secretaria que funciona bem em todos os seus aspectos é uma forma bem concreta de se mostrar o zelo, o cuidado e a responsabilidade para com a comunidade

Faz parte do conjunto funcional de uma paróquia a existência de uma secretaria. Esse é o espaço para tratar das questões de natureza administrativa e organizacional da estrutura paroquial e, sobretudo, destinado ao atendimento dos paroquianos e das pessoas de modo geral. Uma boa secretaria é formada na soma de dois fatores: a estrutura física e as pessoas que lá trabalham.

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Os párocos e administradores paroquiais precisam se dedicar em montar uma secretaria de qualidade. Ela precisa ter espaço suficiente para atender o fluxo de pessoas, conforme a realidade de cada paróquia. É necessário considerar a funcionalidade do espaço, precisa ser de fácil trânsito, permitindo o acesso com certo grau de facilidade de pessoas idosas e portadoras de deficiências físicas. O ambiente tem que ser limpo, aconchegante e esteticamente bem apresentado.

Nos dias atuais é impensável uma secretaria que não seja informatizada. E não basta simplesmente ter um computador para digitar avisos. Quando se fala em secretaria informatizada pensa-se em programas próprios para gerenciar o movimento do dízimo, emitir as certidões de batismo, crisma, casamento, organizar agenda das atividades, etc. Todas essas informações devem estar cadastradas e disponíveis de forma virtual.

 

De certa forma, a secretaria revela o perfil da paróquia. Então, um ambiente mal cuidado, desorganizado e pouco funcional, revela, por extensão, a forma como a paróquia é conduzida. O outro elemento importante para o funcionamento, o principal elemento, é a pessoa que vai desempenhar o papel de secretário. Espera-se que tal pessoa tenha um bom preparo profissional e, se iniciante, a capacidade de aprender com rapidez e eficiência.

Quem trabalha na secretaria precisa ter, em primeiro lugar, facilidade e gosto para trabalhar com o público, com pessoas. Boa parte do trabalho da secretaria se dá no atendimento às pessoas. Faz-se necessário um bom espírito de acolhimento, bem como a sensibilidade de entender os diversos motivos que trazem as pessoas a frequentar uma secretaria paroquial. Pois lá passam, quase que simultaneamente, pessoas felizes para marcar a data do casamento e pessoas tristes, que vieram marcar a missa de sétimo dia de falecimento de um familiar. Saber acolher as pessoas nas suas diversas situações é uma virtude necessária para quem trabalha na secretaria paroquial.

Além disso, não se dispensa as qualidades profissionais, que passam pelo entendimento de informática e conhecimento das particularidades específicas do trabalho. Em qualquer lugar, e também na secretaria da paróquia, se espera que quem lá trabalhe seja uma pessoa organizada e tenha capacidade de dialogar com clareza e objetividade. E que faça jus à própria origem do termo secretário, ou seja, uma pessoa serena e muito sóbria naquilo que diz. Noutras palavras, que não seja dada a fofocas e saiba guardar segredo. Além disso, espera-se de um secretário ou secretária que seja pessoa de fé e inserida na comunidade eclesial. Esse aspecto, quando observado, faz diferença positiva.

É também de responsabilidade de quem trabalha na secretaria evitar, a todo custo, a concentração de pessoas que, desocupadas, fazem desse espaço um ponto de encontro, para tratar de assuntos diversos e que não são de interesse verdadeiro da comunidade. Esse também não é o espaço adequado para reuniões pastorais, bem como para as conversas informais entre amigos. Trata-se de um local de trabalho com finalidade específica e isso precisa ser respeitado.

Muitas das secretarias paroquiais pecam por seus horários de expediente. É preciso considerar que muitas pessoas trabalham e isso gera incompatibilidade entre a disponibilidade das pessoas e horário de funcionamento da secretaria. Para muitos, resta somente o tempo que sobra no horário de almoço ou final de expediente. Claro que cada paróquia tem como saber o horário de maior fluxo de pessoas. Então, é importante que cada paróquia programe seus horários de funcionamento em conformidade com a demanda da comunidade.

Todos aqueles que têm a responsabilidade de administrar uma paróquia deve dedicar bastante atenção a secretaria paroquial, tanto na organização do espaço físico e instrumentos adequados de trabalho, bem como na qualificação de quem lá trabalha. Oferecer uma secretaria que funciona bem em todos os seus aspectos é uma forma bem concreta de se mostrar o zelo, o cuidado e a responsabilidade para com a comunidade.

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Pe. Marcelo Batalioto, scj é Diretor Geral da Faculdade Dehoniana em Taubaté-SP.

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